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Planejamento colaborativo de projetos


Planejamento colaborativo de projetos é uma maneira de elaborar um plano de projeto em equipe em sessões de participação simultânea, seguindo uma agenda estruturada de debates. Cada stakeholder coloca sua opinião e comenta sobre as demais opiniões apresentadas, sendo estas registradas numa área comum de trabalho que está visível e acessível para modificação por todos. O planejamento colaborativo demanda um protocolo de integração que irá dizer como as diversas intervenções dos stakeholdersse conectam e são consistidas, dando maior confiança ao plano.

O planejamento colaborativo economiza horas de reuniões futuras, cria um entendimento comum e um senso de propriedade sobre o trabalho a ser feito.

Ao invés de te convencer sobre o benefício de aplicar o planejamento colaborativo, vou descrever como seria o fluxo de trabalho aplicando uma abordagem convencional. Primeiramente, uma pessoa seria nomeada como responsável principal pelo planejamento, e então iria desenvolver o plano consultando diversas pessoas. Tendo o plano concluído, o responsável agendaria uma reunião para apresentá-lo aos stakeholders, na forma de uma apresentação de slides como PowerPoint por exemplo. O sucesso do entendimento do plano e adoção das propostas por parte dos stakeholdersficaria a mercê da atenção dada a essa apresentação, o que depende de inúmeros fatores. Seguindo pela abordagem tradicional, na prática, a validação do plano por todos se dá quando o projeto está no seu final.

Atualmente, o ambiente de mudança constante demanda que a validação do plano seja feita muito antes disso. O processo de planejamento colaborativo portanto é a melhor forma de validação.

Para que as sessões de colaboração funcionem é preciso fomentar a empatia entre os participantes do grupo. Eu começo as sessões pedindo para que cada pessoa se apresente e conte sua trajetória. Faço dinâmicas que são divertidas para escolher facilitadores do grupo. Dependendo do tempo e contexto, crio dinâmicas nas quais um participante deve apresentar o outro, contando alguma coisa interessante ou peculiar.

Normalmente, as sessões de colaboração possuem dois campos de trabalho:

1)   Campo da definição do problema;

2)   Campo da elaboração da solução.

Em cada campo podemos gerar movimentos alternados de divergência e convergência entre os participantes.

No campo do problema, queremos que as pessoas sejam expostas a diferentes visões e que se familiarizem com cada uma delas para, posteriormente, numa síntese, gerar em poucas palavras um problem statement.

Na campo da solução, queremos explorar diferentes alternativas para possivelmente escolher uma delas e aprofundá-la, gerando um plano consistente.

No mesmo projeto, podemos usar o planejamento colaborativo num momento de conceituação e ele terá uma cobertura geral com a participação mais ampla dos stakeholders, e num segundo momento, de caráter mais técnico, para combinar o processo de trabalho em maior detalhe, pensando de trás para frente.

Partindo do produto final, é possível verificar quais são os diversos processos que irão gerar seus componentes.

Para cada momento escolho uma ferramenta para implantar o conceito de planejamento colaborativo de projetos. Minhas escolhas são o PM Canvas e o Hand-Off diagram do Takt PM, ambas ganham muito mais vida trabalhando em equipe. É um processo de aprendizado para o grupo e costuma dar excelentes resultados na medida que as pessoas adquirem mais prática.